Bạn thường xuyên nghe thấy bạn bè, đồng nghiệp nói tới việc phải hoàn thành “Deadline”. Vậy bạn có hiểu Deadline là gì không?
Nội Dung Trong Bài Viết
Deadline có nghĩa là gì?
Deadline là một thời điểm cụ thể nào đó mà một mục tiêu hoặc một nhiệm vụ phải được hoàn thành. Khi qua thời điểm đó, việc hoàn thanh công việc đó sẽ được coi là quá hạn.
Trong trường hợp công việc không hoàn thành đúng thời hạn, điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu suất làm việc của nhân viên, thậm chí ảnh hưởng tới tiến độ hoàn thành của cả dự án.
Tại sao cần xây dựng Deadline?
Bạn nghĩa rằng Deadline có quan trọng không? Và tại sao chúng ta cần có Deadline? Dưới đây là một số quan điểm của riêng tôi.
Deadline giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả
Mỗi nhân viên có cách làm việc khác nhau và đôi khi sự khác biệt đó có thể làm ảnh hưởng đến việc hoàn thành các dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả. Một số ít nhân viên có thể tự đặt ra thời hạn và chia nhỏ các công việc thành các mục tiêu có thể quản lý được. Nhưng số lượng nhân viên cần các mốc thời gian lại phổ biến hơn.
Chính vì thế, người làm quản lý cần đưa ra Deadline để đảm bảo mục tiêu công việc đặt ra có thể hoàn thiện. Đồng thời, Deadline cũng giúp nhân viên theo dõi công việc một cách hiệu quả từ đó giúp doanh nghiệp của bạn có thể hoàn thành một dự án lớn nhưng ít gây căng thẳng cho mọi người trong nhóm.
Deadline giúp chúng ta tập trung mục tiêu
Một trong những lợi ích đầu tiên khi thiết lập Deadline là nó giúp bạn kiểm soát năng lượng cũng như sự nhiệt tình của bạn cho một công việc bất kỳ. Đặt ra deadline và các mục tiêu cụ thể cần được hoàn thành sẽ giúp chúng ta tập trung vào công việc cần làm.
Deadline trực tiếp tác động đến thời gian của chúng ta. Chính vì thế, chúng ta buộc phải lên kế hoạch các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên và nhờ đó bạn biết mình cần làm công việc gì trước.
Khi có thời hạn xác định, chúng ta sẽ học được cách tập trung vào các công việc quan trọng và nói không với những vấn đề “râu ria” khác. Và ngược lại, nếu không có Deadline, chúng ta có xu hướng bị thu hút bởi những sự kiện khác và kéo dài thời gian làm công việc chính của mình.
Deadline giúp bạn nhận biết các sai lầm sớm hơn
Khi nhân viên của bạn làm việc đúng thời hạn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để có thể nhận thấy các sai lầm đang phát sinh và điều chỉnh nó trước khi dự án hoàn thành. Nó dễ dàng hơn nhiều so với việc hoàn tất toàn bộ dự án sau đó phát hiện sai lầm và điều chỉnh lại từ đầu.
Deadline cho phép bạn chấp nhận những thất bại nhỏ
Một số người luôn muốn đạt được những kết quả hoàn hảo khi làm công việc của mình. Điều này không phải xấu vì nó có thể giúp bạn vượt qua một số hạn chế cá nhân cũng như nghề nghiệp hiện tại của bạn.
Tuy nhiên, mong muốn hoàn hảo đôi khi cũng có thể trở thành một rào cản lớn khiến bạn khó có thể tiến bộ và đạt hiệu suất công việc cao.
Nhưng may mắn thay, khi bạn làm việc với một giới hạn thời gian chặt chẽ, bạn buộc phải làm việc để đáp ứng thời hạn đó và qua đó không ngừng điều chỉnh kết quả công việc của mình.
Deadline giúp bạn thành công
Khả năng đáp ứng thời hạn là một thước đo đáng tin cậy để đánh giá hiệu suất- đặc biệt là trong thế giới kinh doanh. Ngay cả trong cuộc sống, việc thiết lập thời hạn cá nhân cũng là một chỉ báo quan trọng trong sự thành công. Theo diễn giả nổi tiếng Brian Tracy, xây dựng Deadline khoa học có khả năng làm tăng thành công nhiều gấp 11,5 lần.
Làm thế nào để xây dựng được kế hoạch với Deadline hiệu quả
Trên thực tế, thiết lập Deadline không hợp lý cùng với sự trì hoãn, quản lý thời gian kém, và các yếu tố khác có thể khiến rất nhiều công ty không hoàn thành được công việc như mong đợi. Để đảm bảo rằng Deadline mà bạn xây dựng giúp mang đến kết quả tốt nhất, bạn nên cân nhắc thực hiện một số điều sau:
Áp dụng nguyên tắc SMART
SMART- cụ thể (Specific), có thể đo lường (Measurable), có thể đạt được (Attainable), thực tế (Relevant) và thời gian hoàn thành (Time Bound) là chiến lược bạn nên áp dụng khi xây dựng một kế hoạch công việc với thời gian cụ thể.
Hãy đảm bảo bạn có thể xác định được các mục tiêu một cách rõ ràng và có khả năng hoàn thành với từng bên liên quan trọng dự án để mọi người chịu trách nhiệm cho từng phần công việc.
Đặt các mốc thời gian hợp lý
Để có được những mốc thời gian làm việc hợp lý, bạn nên tổ chức những cuộc họp và nhận sự phản hồi của nhân viên để lên lịch cho một dự án cụ thể. Deadline nên phù hợp- không quá dễ mà cũng không quá khó.
Áp dụng chính sách thưởng- phạt hợp lý
Để phát huy tính hiệu quả cao nhất của Deadline, bạn nên thực hiện các chính sách thưởng và phạt một cách hợp lý để thúc đẩy tính tích cực của nhân viên.
Trên đây là một số vấn đề cơ bản về Deadline. Hi vọng với những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu “Deadline là gì?” để từ đó xây dựng được những kế hoạch làm việc, học tập hiệu quả nhất!