Hiện nay, vẫn còn rất nhiều nhân viên mới chưa thực hiểu “KPI là gì?”. Khi không biết chính xác ý nghĩa và bản chất của nó, các bạn nhân viên sẽ không biết được yêu cầu và số lượng công việc mình làm hàng ngày cũng như mức lương mà mình được hưởng đã xứng đáng chưa.
Nội Dung Trong Bài Viết
Thông tin cơ bản về chỉ số KPI
Thực sự KPI có nghĩa là gì? Bản chất nó ra sao? Và tại sao doanh nghiệp cần đến KPI?
Định nghĩa KPI
KPI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Key Performance Indicator và có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Chỉ số này giúp các cấp lãnh đạo đánh giá được hiệu quả công việc của mỗi cá nhân người lao động hoặc của toàn doanh nghiệp.
2 loại KPI chính
Tùy theo từng tổ chức, doanh nghiệp mà chỉ số KPI sẽ khác nhau, ngay cả mỗi bộ phận cũng có một KPI riêng biệt (sale, marketing, nhân sự,…). Nhưng suy cho cùng, chúng ta có thể chia KPI thành 2 loại sau:
– KPI mang tính chiến lược
Những KPI gắn với các mục tiêu mang tính chiến lực thì thường liên quan đến profit, tiền, market share. Đây đều là những yếu tố có tác động trực tiếp đến sự sống còn của một công ty.
Chẳng hạn, KPI chiến lược là phải đạt được 20 tỷ mỗi tháng, nếu không đạt được KPI đí thì hoạt động của công ty bị ảnh, hưởng, nhà đầu tư rút vốn,…
– KPI mang tính chiến thuật
Chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với mục tiêu chiến lược. Những KPI này mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi. Cùng với đó, những KPI này cũng có liên hệ trực tiếp với việc nó sẽ tác động với việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao.
Chẳng hạn nhiều bài viết lên top google => tiếp cận được với nhiều khách hàng tiềm năng hơn => nhiều người biết đến sản phẩm => tăng khả năng bán hàng => tăng doanh thu.
Bản chất của KPI
KPI không chỉ đơn thuần là một chỉ số được sử dụng để lên mức lương, thưởng cho người lao động mà hơn hết, nó còn là chỉ số giúp đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả, phản ánh mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới. Đồng thời, chỉ số KPI cũng sẽ giúp người lao động hiểu hơn về trách nhiệm mà mình cần thực hiện.
– Chỉ số đánh giá phi tài chính
Không giống như những chỉ tiêu tài chính doanh thu, lợi nhuận được hiển thị bằng đơn vị tiền bạc. KPI là thước đo có thể lượng hóa được nhưng nó còn đo lường những vấn đề sâu xa hơn trong quá trình thực hiện mục tiêu.
– Phản ánh mục tiêu của một dự án, tổ chức hoặc doanh nghiệp
Những mục tiêu mà KPI phản ảnh phải được hoạch định, chỉ đạo thực hiện bởi ban giám đốc và những nhà quản lý cấp cao. Vì vậy, chỉ số KPI chịu tác động trực tiếp từ ban quản trị của tổ chức.
– Cần được đo lường và đánh giá thường xuyên
Đây chính là điểm đặc trưng của KPI. KPI phải được theo dõi, đo lường hàng ngày, hàng tuần chứ không phải hàng tháng, từng quý hay từng năm.
– Gắn trách nhiệm cho từng nhóm hoặc từng cá nhân
Dựa trên chỉ số KPI, nhà quản lý có thể theo dõi bất cứ một nhóm hoặc một nhân sự cấp dưới nào có liên quan.
– Tác động tích cực và tạo hiệu ứng dây chuyền
Nếu tổ chức xây dựng và áp dụng chỉ số KPI đúng chuẩn thì sẽ có ảnh hưởng tích cực đến những yếu tố thành công cốt yếu của doanh nghiệp và ngược lại.
Mục đích sử dụng KPI trong tổ chức, doanh nghiệp
KPI được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp Việt với mục đích:
- Đảm bảo người lao động làm đúng mọi yêu cầu, trách nhiệm của chức danh, vị trí công việc mà mình đảm nhận.
- Chỉ số KPI có tính định lượng cao và có khả năng đo lường cụ thể nhờ đó nâng cao hiệu quả công tác đánh giá quá trình thực hiện công việc của người lao động.
- KPI đảm bảo sự minh bạch, cụ thể, rõ ràng, công bằng, hiệu quả,… trong quá trình đánh giá hiệu quả thực hiện công việc.
Quy trình xây dựng KPI
Không phải tất cả các tổ chức đề áp dụng KPI giống nhau. Quy trình áp dụng phải tùy thuộc vào mục tiêu của từng đơn vị. Tuy nhiên, khung chung để xây dựng hệ thống KPI như sau:
Bước 1: Xác định bộ phận xây dựng KPIs
Bộ phận xây dựng KPI có thể là:
- Các phòng/ ban tự xây dựng: chỉ số KPI do phòng, ban tụ xây dựng mang tính khả thi và thể hiện một cách chính xác nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận. Tuy nhiên phương pháp này mang tính chủ quan khá lớn.
- Bộ phận nhân sự/ các chuyên gia đánh giá hiệu quả công việc: chỉ số KPI được xây dựng bởi các chuyên gia mang tính khách quan hơn nhưng chúng có thể không thực tế, không thể hiện được nhiệm vụ, chức năng của phòng/ ban.
Bước 2: Xác định nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận
Hệ thống KPI được xây dựng phải thể hiện và gắn liền với chức năng, nhiệm vụ đặc trưng của toàn bộ phận.
Bước 3: Xác định chức danh, vị trí công việc
Tương ứng với từng vị trí chức danh mà người xây dựng KPI cần chỉ ra công việc, trách nhiệm mà người đảm nhận vị trí công việc cần thực hiện. Những trách nhiệm này chính là cơ sở để xây dựng hệ thống đánh giá KPI, vì vậy trách nhiệm cần được nêu rõ ràng, cụ thể, dễ thực hiện.
Bước 4: Xác định chỉ số KPI
Chỉ số KPI gồm:
– KPI của bộ phận
Chỉ số này được xây dựng trên cơ sở nhiệm vụ, chức năng đặc trưng của từng bộ phận. Đây chính là cơ sở để xây dựng KPI cho từng vị trí công việc.
– KPI cho từng chức danh, từng vị trí công việc
Yêu cầu khi xây dựng KPI cho từng chức danh, từng vị trí công việc bao gồm:
- Các chỉ số KPI cần được xây dựng trên cơ sở trách nhiệm chính của chức danh, vị trí công việc cùng chỉ số KPI của bộ phận.
- Hệ thống đánh giá KPI phải đảm bảo được xây dựng trên tiêu chí SMART (Cụ thể- Có thể đo lường được- Có thể đạt được- Thực tế- Có thời hạn cụ thể). Đồng thời phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho từng kết quả đạt được
Hầu hết các doanh nghiệp Việt hiện nay đều chia điểm số thành 2 đến 5 mức độ điểm tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
Càng nhiều mức độ thì việc đánh giá càng khác quan. Nhưng nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối sẽ gặp khó khăn.
Bước 6: Liên kết KPI với lương, thưởng
Tùy thuộc vào từng lĩnh vực đang hoạt động, từng vị trí công việc… mà người làm quản lý cần quy KPI thành mức lương, thưởng cho phù hợp.
Một số công thức tính KPI của một số lĩnh vực phổ biến
Trong phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn một số công thức tính KPI thường được sử dụng trong 2 lĩnh vực phổ biến gồm nhân sự và marketing.
KPI trong lĩnh vực nhân sự
– Chỉ số hiệu quả đăng tuyển
Cách tích: (Tổng chi phí quảng cáo)/(Tổng số ứng viên)
Ý nghĩa: Tỷ lệ cho biết tuyển được 1 ứng viên cần bao nhiêu chi phí.
– Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng
Cách tính: (Số ứng viên đạt yêu cầu)/(Số ứng viên)
Ý nghĩa: Tỷ lệ này càng cao thì công tác tuyển dụng của doanh nghiệp càng tốt.
– Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
Cách tính: (Số nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ)/(Tổng số nhân viên)
Ý nghĩa: Cho thấy năng lực của từng nhân viên cũng như hiệu quả bố trị của nhân sự của doanh nghiệp.
– Tỷ lệ vòng đời nhân sự
Cách tích: (Tổng thời gian toàn bộ nhân viên làm việc trong đơn vị)/(Tổng nhân viên đã làm việc trong đơn vị)
Ý nghĩa: Cho thấy lòng trung thành của người lao động và hiệu quả cách quản lý của ban quản trị.
KPI trong sale- marketing
– Hiệu quả marketing
Cách tính: (Số lượng phản hồi của KH)/(Số lượng thông tin gửi tới KH)
Ý nghĩa: Đánh giá hiệu quả của chương trình marketing dưới hình thức trực tiếp (gửi mail, nhắn tin).
– Tỷ lệ khách hàng không quay lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ
Cách tính: (Số lượng KH mua hàng lần 1 bỏ đi)/(Số lượng KH mua hàng lần 1)
Ý nghĩa: Đo lường hiệu quả dịch vụ bán hàng, chất lượng của sản phẩm/ dịch vụ của đơn vị.
– Hiệu quả của hệ thống nhận diện thương hiệu
Cách tính: (Số KH nhận ra thương hiệu công ty)/(Tổng số KH)
Ý nghĩa: Đánh giá hiệu quả của quảng cáo và hệ thống nhận diện thương hiệu công ty.
Qua bài viết này bạn đã hiểu gì về KPI? Hi vọng những thông tin trong bài viết này sẽ hữu ích với bạn.
